Сдача документов в архив при ликвидации

Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.
К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Подготовка документов  перед сдачей в архив в себя включает:

 • экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
 • оформление дел;
 • описание документов постоянного и долговременного хранения;
 • обеспечение их сохранности;
 • сдачу документов в архив учреждения.

Примерный перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. 
   Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
   2. Свидетельство о ликвидации организации;
   3. Решение организации о ликвидации; 
   4. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
   5. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
   6. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
   7. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
   8. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
   9. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
   10. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
   11. Акты о несчастных случаях.
   12. Штатные расписания.
   13. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
   14. Табели и наряды работников вредных профессий;
   15. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии.
   
   Вместе с документами в архив передаются:
   
   1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
   2. Историческая справка в 1 экземпляре

Оформление документов проводится в соответствии с   ПРАВИЛАМИ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ